浙江经济职业技术学院文件
浙经院〔2016〕27号
关于印发《浙江经济职业技术学院合同管理办法》的通知
院属各部门:
根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规,学校制定了《浙江经济职业技术学院合同管理办法》,已经院长办公会议讨论通过,现印发给你们,请认真学习,遵照执行。
浙江经济职业技术学院
2016年4月7日
浙江经济职业技术学院合同管理办法
第一章总则
第一条为加强和规范合同管理,维护学校合法权益,推进依法治校,根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规,结合学校实际,制订本办法。
第二条本办法所称合同,是指学校与其它法人、组织和自然人之间为实现一定的经济技术目的,明确双方权利义务关系的协议。具体范围以国家有关合同方面的法律、法规所定义的合同为准。
第三条我校具有法人资格,校长是法定代表人,签订合同应由法定代表人或其委托代理人进行。为方便工作,实行法人授权委托制度。
第四条学校订立合同,必须遵守国家的法律,符合国家政策和学校的利益。校内任何单位和个人不得利用合同进行违法活动,损害国家和学校的利益,牟取非法收入。签订合同必须贯彻协商一致、平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。
第五条本办法适用于我校所属各单位以学校名义对外签订的各类合同
第二章合同管理
第六条全校的合同管理采取统一管理与分类专项归口管理相结合的原则。
第七条校长办公室为学校合同的综合管理部门,指定合同管理员全面负责学校合同管理的各项工作。合同管理员的主要职责是:
(一)负责组织、拟订合同管理规章制度;
(二)负责法人授权委托证书的制作和登记发放;
(三)负责管理合同专用章,建立合同专用章使用记录。包括:记录合同专用章的使用日期、签约份数、承办人、批准人等事项。
(四)负责重大经济、技术合同的法律审核和其它合同审核的法律指导;
(五)设立合同统计台帐,汇总统计数据;
(六)参加合同纠纷处理。
第八条学校根据业务类型对合同进行分类,授权相关职能部门或单位负责对其业务范围内的合同进行专项归口管理。学校授权以下部门负责管理其职能范围内的业务性合同:
(一)教务处负责全日制学历教育联合办学合同的管理;
(二)科研处负责各类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让合同的管理;
(三)人事师资处负责学校人事合同、劳动合同的管理;
(四)计财处负责融资合同、对外投资合同的管理;
(五)学生处负责接受社会资助用于学生的合同管理;
(六)外事办负责涉外合同的管理;
(七)总务基建处负责基本建设项目合同、房屋及建筑物维修工程合同、房屋租赁合同、电梯及中央空调和强电等相关设备维保合同、后勤服务合同、用水、用电、用气等合同的管理;
(八)成教学院负责自学考试、网络教育、成人学历及非学历教育、各类专业培训、成人教育合作办学合同的管理;
(九)资产设备管理处负责通过其政府采购的工程、物资、服务合同的管理;
(十)校长办公室负责管理学校综合性合同以及未列入上述部门管理范围内合同的管理。校长办公室有权指定相关管理部门对未列入上述部门管理范围内的合同实施管理。
第九条各业务归口管理部门(单位)每年年底应将本年度签订的合同及相关资料整理后移交学校档案室保管,本部门应留存复印件存查。
第十条学校成立合同审查小组,成员由校长办公室、审计处、计财处、相应合同的归口管理部门负责人和学校法律顾问组成,校长办公室主任任审查小组组长。合同审查小组具有以下职责:
(一)对重大合同及有争议的合同进行会审;
(二)校内标准合同范本的审定;
(三)定期对学校各部门所订立的合同及其管理情况进行检查。
第十一条 审计处、计财处通过审计及结算对所有合同监督并有权:
(一)按照结算制度的规定办理结算、承付和拒付;
(二)对有关合同进行经济效益的核算;
(三)检查合同执行中的财经纪律并对违纪事件提出处理意见。
第十二条 学校设立专职的法务管理岗位,协助起草、修改、审查合同,参与重大合同的谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。聘请校外专家担任常年法律顾问协助学校处理上述事宜。
第三章合同的审核
第十三条 归口管理部门对所签订合同的真实性、合法性、可行性负责,在签订之前必须对下列事项进行严格审核:
(一)组成由具有相关专业知识人员参与的项目工作小组,对合同项目的可行性进行论证,对合同条款进行把关。重大项目的合同条款需聘请有关专家和法律顾问进行论证。
(二)审核合同对应方的主体资格及信用状况。具体包括:
1.合同对应方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等。重点审核拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况。
2.合同对应方的履约能力和资信情况。
3.合同对应方签约代表的合法身份,如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书。
4.必要时要求合同对应方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。
(三)审核合同基本条款的完备情况,包括合同对应方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。
(四)审核合同的内容是否与招投标或谈判内容一致,是否符合学校规定。
(五)审核是否具有相应的学校经费支出预算。
第十四条学校对外签订合同文本,由承办部门起草。涉及多个部门的合同,须经各相关部门会签后由归口管理部门审核并盖章。
第十五条在合同审核、会签和审签过程中,相关部门不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时,可以向合同审查小组提出会审申请。学校领导可以要求合同审查小组对重大合同进行会审。合同审查小组应在5个工作日内完成会审。
第四章合同的审批
第十六条合同封面设置“合同审签单”,各归口管理部门、会签单位、合同管理部门负责人应按规定签署意见并加盖有关印章;需报经校领导签批的,应按规定报批。
第十七条学校对外签订合同时,由承办部门起草合同文本,涉及多个部门的需经相关部门会签,经合同审查小组复核签注意见后,报请分管校领导和校长批准。
(一)合同标的额10万元以下(含10万元)经济合同,由计财处、审计处、院长办公室审核后,由校长授权分管校领导审核并签署。
(二)合同标的额10万元-50万元(含)经济合同,由计财处、审计处、院长办公室、分管领导审核后,报校长审批,授权分管校领导签署。
(三)合同标的额50-200万元的经济合同,由计财处、审计处、院长办公室、分管校领导审核后,报校长办公会议审定后,由校长授权分管校领导签署合同。
(四)合同标的额在200万元(含)以上的经济合同,需经校长办公会议审议、校党委会审定后,由校长签署。
第十八条 横向科研协作参照相关科研制度执行。联合办学、以学校资产联合经营合同,涉及学校校名、校标等无形资产使用的合同和人才引进合同,在签订前应向校长报告,提交校长办公会研究,由校长签批。
第五章合同的签订
第十九条学校签订合同,应当遵守国家法律法规,符合本制度的规定,维护学校合法权益。
第二十条校长代表学校与具有相应民事权利能力和民事行为能力的自然人、法人和其他组织签订合同;特殊情况下,校长可书面授权分管校领导、部门负责人代理签订合同。
学校各职能部门、分院对外合同必须以学校名义签订。以学校名义对外签订合同,均须办理法人授权委托书方可从事签约代理活动。未经授权,学校任何部门和个人不得以学校名义对外签订合同。
严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
第二十一条合同的订立除即时清结的以外,均应采用书面形式。通过信函、电子文件等就合同条款达成协议的,应当签订确认书确认合同成立。
第二十二条签订的合同有国家标准合同文本的,采用国家标准合同文本。没有国家标准合同文本的,合同管理部门可以制定学校标准合同文本,并经合同审查小组审定。
第二十三条学校签订的合同,在加盖学校合同专用章时,必须有学校法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签名。
第二十四条无预算的物资采购项目、临时增加的维修工程等,必须按学校预算管理规定的程序落实经费来源后,再按合同管理程序办理。
第二十五条以学校名义签订的合同,原则上应统一使用“浙江经济职业技术学院合同专用章”。合同专用章由校长办公室集中管理使用。用印时必须提供合同文本和“合同审签单”原件。
第六章合同的履行
第二十六条合同依法成立,即具有法律约束力,承办部门必须严格履行,组织实施,并监督合同对应方全面履行合同义务。履行合同时应注意下列事项:
(一)对标的物的数量和质量应当先验收,验收合格后付款。
(二)定金和预付款的支付,应当严格按照国家有关规定或合同约定执行。
(三)合同变更或解除应当由承办部门提出,经合同审查小组核准,报分管校领导审批后执行。
(四)经过公证的合同,在双方达成变更或解除协议后,应报原公证机关备案。
(五)我方在接到合同对应方当事人提出的变更或解除合同建议后,应在15日内答复,法律、法规规定及合同另有约定的除外。逾期答复或不予答复,造成学校利益损害的,具体责任人应承担相应责任。
(六)变更或解除合同的建议或答复,一律采用书面形式,并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。
(七)经学校授权对外签订合同的部门应督促合同对应方全面履行合同;每年年底,各归口管理部门应将合同的履行情况及存在问题进行梳理,提出处理建议,报学校分管领导。
第二十七条计财处根据合同条款进行审核后办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,不予付款。
第二十八条履行合同过程中发生纠纷,应先协商解决,经协商双方达成一致的,应当订立书面协议;不能协商解决或经协商不能达成一致的,应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼;或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕,应及时将有关材料归档存查。
第七章责任追究
第二十九条学校所属各部门及其直接责任人在订立、履行合同时有下列情形之一的,学校视其情节轻重,给予其行政处分及经济处罚;构成犯罪的,移送司法机关追究其刑事责任:
(一)签订合同不做调查,不了解对方资信,导致上当受骗,给学校造成经济损失的;
(二)无代理权或超越代理权限,致使合同不能履行,给学校造成经济损失的;
(三)超出履约能力,使合同不能正常履行,给学校造成经济损失的;
(四)未经授权,擅自以本单位名义订立合同的;
(五)以欺诈、胁迫手段订立合同,损害学校利益的;
(六)恶意串通,循私舞弊,损害国家、学校利益的;
(七)玩忽职守,损害学校利益的;
(八)其它违反法律法规、校规行为的。
第八章附则
第三十条各合同归口管理部门可根据本制度并结合本部门业务的具体特点制定合同管理实施细则,经相关程序批准后实施。
第三十一条各二级学院的对外合同由相应归口管理部门实行延伸管理。
第三十二条具有独立法人资格的单位参照本办法执行。
第三十三条本制度自签发之日起施行,由校长办公室负责解释。
附件:1.浙江经济职业技术学院合同审签单
2.浙江经济职业技术学院学校合同会审单
3.浙江经济职业技术学院合同授权委托书
4.合同签订工作流程
附件1
浙江经济职业技术学院合同审签单
合同编号:
合同名称
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类别
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甲方
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乙方
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合同主要内容摘要:
承办部门签章:
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会签部门意见:
签章:
年 月 日
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归口管理部门意见:
签章:
年 月 日
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计财处审核意见:
签章:
年 月 日
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审计处审核意见:
签章:
年 月 日
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合同管理部门审核意见:
签章:
年 月 日
|
法律顾问意见:
签章:
年 月 日
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分管校领导审(核)批:
签名:
年 月 日
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校长审批:
签名:
年 月 日
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注:1.摘要部分应写明合同双方名称、标的物数量和金额、合同期限等主要内容。
2. 各部门意见必须由部门负责人签字并盖部门公章
3. 审签单一式三份,一份由归口管理单位归档,一份由合同执行部门留存,一份交合同管理部门备案。
附件2
浙江经济职业技术学院合同会审单
合同编号:
合同名称
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类别
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甲方
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乙方
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事由:
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会审意见:
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参与会审人员签名:
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附件3
浙江经济职业技术学院合同授权委托书
兹授权 负责对 合同进行审核和签订。
授权单位: (盖章)
法定代表人: (签名或盖章)
签发日期: 年 月 日
附件4
浙江经济职业技术学院合同签订流程
一、合同承办部门结合招标文件等起草合同文本;学校合同管理员协助法律指导;
二、合同归口管理部门审核,需要会签的由会签部门会签;
三、计财处、审计处及其他相关部门对合同条款进行审核;
四、校长办公室合同综合管理员审核,并视合同性质提出是否委托法律顾问进行审核;
五、合同所涉及的经济业务所对应的分管校领导签具审核或审批意见;
六、校长审批或签具签订合同授权意见;
七、由法定代表人或经法定代表人授权的委托代理人签订合同,并加盖合同专用章;
八、合同归口管理部门对合同进行归档管理;
九、每年年底,各业务归口管理部门(单位)将本年度签订的合同及相关资料整理后移交学校档案室保管,本部门留存复印件存查。
浙江经济职业技术学院办公室 2016年4月7日印发